A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) impactou profundamente a rotina dos departamentos de Recursos Humanos (RH). Esse setor lida diariamente com dados pessoais sensíveis de colaboradores e candidatos, desde o processo seletivo até o desligamento. Por isso, estar em conformidade é essencial para evitar riscos legais e proteger a reputação da empresa.
Neste artigo, vamos explicar os principais desafios e trazer dicas práticas para que sua área de RH esteja em conformidade com a LGPD, garantindo segurança e transparência no tratamento de dados.
Quais dados o RH coleta e trata?
O setor de RH coleta uma vasta gama de dados pessoais, como:
- Nome, endereço, telefone e e-mail;
- Documentos como RG, CPF e carteira de trabalho;
- Dados bancários;
- Informações de saúde (atestados, laudos médicos);
- Dados sobre dependentes;
- Histórico profissional e escolar;
- Resultados de avaliações e testes.
Esses dados são coletados em diversas fases: recrutamento, contratação, acompanhamento de desempenho e até em programas de benefícios.
Principais riscos de não conformidade
O não cumprimento da LGPD pode acarretar multas de até 2% do faturamento anual da empresa, além de danos à imagem e à confiança dos colaboradores. Entre os riscos mais comuns estão:
- Vazamento de dados sensíveis;
- Armazenamento inadequado de documentos físicos e digitais;
- Compartilhamento não autorizado de informações;
- Falta de transparência com os titulares dos dados.
Como adequar o RH à LGPD?
1. Mapeie os dados tratados
O primeiro passo é identificar todas as etapas em que o RH coleta, armazena, utiliza e compartilha dados. Esse mapeamento ajuda a entender onde estão os maiores riscos e onde é necessário reforçar a segurança.
2. Reavalie as bases legais
Toda atividade de tratamento deve ter uma base legal prevista na LGPD. No RH, geralmente são usadas as bases de cumprimento de obrigação legal ou contratual e o consentimento (especialmente em processos seletivos).
3. Atualize políticas internas e contratos
As políticas de privacidade e os contratos com colaboradores e fornecedores devem conter cláusulas claras sobre a proteção de dados. Além disso, é importante revisar contratos com empresas terceirizadas que tratam dados em nome da sua organização.
4. Controle o acesso às informações
Implemente controles de acesso rigorosos para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis. Ferramentas de cibersegurança e sistemas criptografados são essenciais nesse processo.
5. Armazene e descarte dados corretamente
Defina regras claras para o armazenamento seguro e o descarte adequado de dados que não são mais necessários, respeitando os prazos legais de retenção.
6. Treine sua equipe
Capacitar o time de RH sobre a LGPD, políticas de privacidade e boas práticas é fundamental para criar uma cultura de proteção de dados na empresa.
7. Implemente um canal de denúncias
O Easy Report, nosso canal de denúncias para empresas, ajuda não apenas na detecção de práticas inadequadas, mas também fortalece a cultura de compliance e transparência.
A importância do DPO e da consultoria em compliance
Contar com um DPO Externo (Data Protection Officer) ou uma consultoria especializada em compliance é essencial para monitorar a conformidade da empresa e orientar o RH sobre mudanças na legislação e melhores práticas.
Conclusão
O RH é uma das áreas mais críticas quando falamos em LGPD. A implementação de políticas robustas de proteção de dados e a adoção de soluções tecnológicas adequadas garantem mais segurança jurídica e fortalecem a confiança dos colaboradores.
